"Dankzij porto altijd een helicopter view"
Ontruimen bij brand, reanimaties uitvoeren, de-escaleren van dreigende situaties… en ga zo maar door. In de zorg moeten medewerkers áltijd snel en efficiënt met elkaar kunnen communiceren. Bij ziekenhuis Radboudumc in Nijmegen is de portofoon onmisbaar voor die communicatie. De porto’s van beveiligers en bedrijfshulpverleners staan rechtstreeks in contact met de ziekenhuismeldkamer.
Een effectief systeem, waarmee het Radboud de veiligheid van bezoekers, patiënten én omwonenden garandeert. Een belangrijke spil in de portofonie is Robert van Gaal, die als Chef Porto de continuering van het netwerk borgt. Hij is een chef met een scherp oog voor de financiën. ‘’Controleer regelmatig je vergunningen, want dat kan veel geld schelen.’’
Vreemde eend in de bijt
Met 380.000 vierkante meter en 54 gebouwen is de campus van het Radboud ziekenhuis een ‘dorp in eigen stad’, omzoomd door de randen van groen en bruisend Nijmegen. En dit dorp heeft heel wat eigen IT-en communicatiesystemen om haar dagelijkse dienstverlening aan te kunnen bieden. Robert van Gaal is de onderhoudsmanager van die systemen. Hij beheert de onderhoudscontracten bij leveranciers en zorgt ervoor dat op het juiste moment de juiste dingen gebeuren, zodat de systemen altijd blijven werken. Binnen zijn takenpakket valt ook het onderhoudscontract voor porto’s.
Robert: ‘’De portofoons zijn een vreemde eend in de bijt, want die leasen we via een tussenpersoon. We hebben een ‘total package’ bij hen ingekocht.’’ Deze leverancier ontlast het Radboudumc van A tot Z op het gebied van portofonie. De vergunningen staan op hun naam, zij voeren reparaties uit en zijn eindverantwoordelijk voor de facturering. ‘’Het contract is van het principe ‘op aanvraag’. Zij komen niet periodiek langs, maar wij schakelen hen in als er iets moet gebeuren.’’
Meldkamer onmisbaar tijdens portofooncommunicatie
Zo deed Robert recent een aanvraag bij de leverancier voor het versleutelen van portofoons. Dankzij versleuteling kunnen buitenstaanders niet zomaar meeluisteren- of praten op het netwerk. Zeer wenselijk voor de beveiligers van het ziekenhuis. Één van de beveiligers waar Robert veel contact mee heeft, is Rob Link. Sinds 17 jaar werkzaam bij het Radboud, en naast ziekenhuisbeveiliger ook centralist in de meldkamer. Rob: ‘’Alle portofooncommunicatie in het ziekenhuis verloopt via onze meldkamer.’'
Centralisten monitoren de schermen 24/7 en kunnen meteen ingrijpen en opschalen bij calamiteiten. Andersom zijn ze de ‘hulplijn’ voor ziekenhuisbeveiliging en bedrijfshulpverleners. En voor patiënten, bezoekers en stadsbewoners, die ook contact kunnen opnemen met de meldkamer.
Dankzij porto altijd een ‘helicopter view’
De beveiligers van het Radboud worden binnen en buiten het ziekenhuis met van alles geconfronteerd. ‘’Auto-ongevallen, agressiemeldingen in het ziekenhuis, reanimaties… Alles komt hier voorbij. Maar ons werk bestaat uit veel meer dan incidenten. Bovenal bieden wij met ons team adequate hulpverlening aan patiënten, bezoekers en medewerkers. De porto zorgt ervoor dat wij in zulke situaties veilig en snel kunnen handelen’’, legt Rob uit.
Zo spelen Rob, zijn collega’s en de portofoon een belangrijke rol bij de helikopterlandingen op het ‘helidek’. Dat is het platform op het dak van het ziekenhuis waar de (trauma)helikopers landen.
Rob: ‘’Wij borgen als ‘Helicopter Landing Officer/Helicopter Brand Bestrijder’ voor, tijdens en na een landing de veiligheid van het (zorg)gebouw waar de helikopter landt. Daarvoor dragen we persoonlijke beschermingsmiddelen waaronder brandwerende kleding, helm en handschoenen. We zijn toegerust een redding van bemanning en/of patiënt uit te voeren of een beginnende brand te bestrijden en/of de automatische blusinstallatie te starten.’’
Chef Porto als linking pin
Als chef is Robert dé schakel tussen de leverancier en collega’s als Rob wanneer er iets moet gebeuren. Communicatie over het onderhoud van de portofoons verloopt via hem en hij leidt binnenkomende opdrachten en verzoeken in goede banen. ‘’Mijn belangrijkste rol als chef is de continuering van de portofonie borgen. Bijvoorbeeld door regelmatig te inventariseren of het netwerk nog aansluit bij de behoeften van de gebruikers. Laatst kreeg ik zowel van de beveiligers als de leverancier het signaal dat de portofoons toch wel sterk verouderd waren. Toen ben ik met alle partijen om tafel gegaan om de mogelijkheden en bijbehorende offertes voor nieuwe modellen te bespreken. Dat vind ik ook leuk aan mijn rol: dat ik een belangrijke spil in het geheel ben. Als chef bewaak ik eveneens het kostenplaatje. De prijs en kwaliteit moeten in verhouding staan tot de werkzaamheden waar we ons portofoonnetwerk voor gebruiken.’’
Dat netwerk is een compleet zenderpark met 48 antennes, dat zowel binnen- als buitendekking garandeert. Bijzonder is dat andere ‘bewoners’ van de Radboud campus ook gebruik kunnen maken van het TETRA-netwerk van de leverancier. Zoals de HAN Hogeschool en Radboud Universiteit, die eveneens zijn gehuisvest op het voormalige landgoed Heyendael. ‘’Dat geldt overigens niet voor de inpandige dekking van ons netwerk. Die is specifiek voor het ziekenhuis’’, voegt Robert toe.
Meer dan Chef Porto
Naast de portofoon maakt het Radboud gebruik van andere communicatiesystemen.
Zo werken ‘medewerkers aan het bed’ niet met porto’s, maar gebruiken zij ‘paging’. Dat is een éénrichtingverkeer-oproepsysteem. Denk aan een trauma-arts die wordt ‘opgepiept’ naar de Spoedeisende Hulp. Of een medewerker van de afdeling Psychiatrie die via een ‘paniekknop’ snel beveiliging ter plaatse oproept. Ook voor deze systemen heeft het Radboud frequentievergunningen bij de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI). In tegenstelling tot de porto’s, heeft het Radboud deze vergunningen in eigen beheer. Brieven vanuit de RDI gaan rechtstreeks naar Robert.
Robert: ‘’Ik krijg elk jaar een oproep van de RDI om de gegevens van onze vergunningen te checken. Zodat alle informatie op tijd klopt voor de jaarfactuur. In de laatste brief met ons vergunningenoverzicht stond een frequentie voor ons oproepsysteem waarvan ik vermoedde dat we die niet meer gebruikten. Na veel contact met collega’s bleek dat te kloppen. Toen heb ik die vergunning meteen stopgezet bij de RDI. Mijn advies aan andere chefs is dan ook: controleer regelmatig je vergunningen. Het kan je organisatie veel geld schelen.’’