"Op de juiste frequentie bij de wurgslangen"
Wildlands Adventure Zoo Emmen telt meer dan 250 diersoorten, maar het portofoonverkeer is allesbehalve een beestenboel. Het park beslaat 24 hectare en trekt jaarlijks honderdduizenden bezoekers. Via de porto’s blijven medewerkers met elkaar in verbinding, waardoor de veiligheid van bezoekers en collega’s 24/7 is geborgd. Sinds vier jaar zwaait systeembeheerder John Vogelvanger hier de scepter als ‘Chef Porto’. Zijn advies: “Hoe groot of klein je bedrijf ook is, zorg dat je een Chef Porto hebt.”
John merkt dagelijks hoe prettig collega’s het vinden dat er een aanspreekpunt is voor portofoongebruik in het grote park. “Als iets niet goed werkt, hangen mensen meteen in de lijn. Zo kunnen we problemen snel oplossen.”
Van krokodillen tot prairiehonden
Hij leidt ons met plezier rond over ‘zijn' park, dat is opgedeeld in de drie klimaatgebieden Jungola, Serenga en Nortica. Van de vochtige warmte in de jungle met vlinders, krokodillen, apen, honderden tropische vogels en olifanten, steek je over naar de hete droogte van de savannes. Daar loop je tussen de geiten en prairiehonden, sta je oog in oog met leeuwen of rijd je in een safari-truck dicht langs de giraffen en neushoorns. In het ijzig koude Nortica vind je de ‘coole’ dieren zoals pinguïns, ijsberen en pelsrobben. In alle themagebieden worden de dierverblijven afgewisseld met bijpassende horeca, winkels, attracties en entertainment. Veel werkprocessen, die dankbaar gebruikmaken van de portofoon als communicatiemiddel.
Eén druk op de knop
John legt uit dat Wildlands twee soorten portofoons gebruikt: de traditionele portofoon en de smart portofoon. ‘’Het ‘klassieke model’ gebruiken we voor snelle, onderlinge communicatie. Denk aan collega’s van afdeling Park die samen attracties bemannen of door het park lopen om schoon te maken. Zij zijn een aanspreekpunt voor bezoekers. Ze gebruiken de porto om door te geven dat een vermist kind is gevonden of dat de vuilnisbakken vol zijn. We hebben mobiele telefoons, maar die pak je niet in zulke situaties. Dan is een druk op de knop toch het handigst.’’ Gebruiken de dierverzorgers ook portofoons? “Alleen bij het wurgslangenverblijf. Dat is het enige verblijf waar verzorgers alleen naar binnen gaan om voer neer te leggen of het water te verschonen. De kans dat zo’n slang je grijpt, is heel klein. Maar als het gebeurt, wil je meteen ter plaatse zijn met hulp.” Een duidelijk voorbeeld waarbij iedere seconde telt; de porto kan dan levens redden.
Voordelen smart porto’s
De grote oppervlakte van Wildlands en de bezoekersaantallen (zeker in het hoogseizoen) vragen om vlekkeloze portocommunicatie tussen de bedrijfshulpverleners (BHV’ers). “Onze BHV-organisatie gebruikt smart porto’s. Deze slimme toestellen zijn gekoppeld aan het ICT-systeem van onze centrale frontoffice. Via een digitale kaart kunnen onze collega’s de locatie van de portofoons volgen. Hierdoor zien ze bij een calamiteit in een oogopslag wie ze kunnen oproepen voor versterking.”
Als chef is het mijn taak om naar collega's te luisteren als zij problemen ervaren met hun porto. Vervolgens zorg ik ervoor dat de expert die problemen oplost.
Puzzelen als Chef Porto
Doordat de hele organisatie met porto’s werkt, is iedereen zich bewust van het belang van een goed functionerend portosysteem. Laatst nog belde de dagverantwoordelijke (collega die het portoverkeer coördineert, red.). ''Hij kon niet alle parkmedewerkers bereiken. Dat werd als heel lastig ervaren.'' Na zo’n melding begint voor John het leuke deel van zijn functie als chef; puzzelen. “Porto’s omwisselen en kijken of dat helpt, uitvragen bij collega’s op welke plekken het bereik wegviel. Dat werk.” Het mocht niet baten bij deze melding. Uiteindelijk zijn in samenwerking met vaste installateur/leverancier Flash meerdere repeaters geplaatst. Daardoor heeft het portokanaal nu een veel groter bereik.
Geen techneut pur sang
Als chef hoef je niet alles te weten van de techniek, vindt John. “Je kunt de rol zelf vormgeven. Ik doe wat ik als systeembeheerder ook doe; luisteren naar problemen én ervoor zorgen dat de expert die oplost. In dit geval heb ik Flash gevraagd om de repeaters te plaatsen en de portofoons om te programmeren. Daar heb ik zelf geen verstand van.” Geen techneut pur sang dus, maar wel het centrale aanspreekpunt voor de installateur en collega’s. John merkt dat dit heel prettig werkt. “Problemen zijn daardoor sneller opgelost.” Daarbij is de zichtbaarheid van een chef onmisbaar, voegt hij toe. “Mensen moeten weten dat je er bent. Stel dat iemand portofoons inkoopt maar dit niet doorgeeft aan de chef, die de vergunningen beheert. Dan heb je portofoons in huis zonder geldige vergunning. Dat geeft problemen en dat wil je niet. Hoe klein of groot je organisatie ook is, zorg dat je een Chef Porto hebt. En dat die persoon zichtbaar is!”
Een tweede paar ogen
Zelf heeft John het beheer van de vergunningen goed in de vingers, maar hij vraagt Flash altijd voor een tweede paar ogen. “We hebben de portofoons gekocht via Flash, op basis van een onderhoudscontract. Ze houden de apparatuur up-to-date, en bieden administratieve ondersteuning. Laatst viel bij ons een brief op de mat van de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI). Of de vergunningen en bijbehorende aantallen portofoons nog klopten. Dan bel ik; kijk even mee of alles in orde is.'' Het is prettig samenwerken met de installateur.
''Het verhaal van die repeaters is daar een goed voorbeeld van. Ik bedenk iets, zij maken het technisch mogelijk. Beter kan niet toch?”