"Dankzij portofoons kunnen wij de rode loper uitrollen voor bezoekers"
Richard Molanus is Chef Porto bij Stichting Forum Groningen: een eigentijds, multifunctioneel centrum in hartje stad Groningen. Als chef zorgt Richard ervoor dat het Forum haar portofonie zo optimaal mogelijk benut. Belangrijk voor de veiligheid van bezoekers en medewerkers, de dagelijkse werkprocessen én de portemonnee. "Overcapaciteit van het portofoonnetwerk kost een organisatie onnodig geld, ondercapaciteit levert risico’s op. Stel daarom een chef aan die aanspreekpunt is én die de capaciteit van het netwerk bewaakt."
Richard begon als facilitair medewerker bij het Forum, vóór de verhuizing naar het huidige gebouw. De stichting bestierde toen een eventzaal, bioscoop en de bibliotheken in de stad Groningen. "In 2019 kwamen die functies samen in het huidige Forum. Daar huisvesten we ook een stripmuseum, een restaurant en exposities. Daarnaast bieden we faciliteiten zoals vergaderruimtes, opnamestudio’s en studieplekken." Forum is uitgegroeid tot 'de huiskamer van Groningen'. Dagelijks trekt het imposante gebouw duizenden bezoekers.
Tientallen mysterieuze uithoeken, kieren en gaten
Imposant ja, want met haar 45 meter hoogte en scherpe lijnen vormt het Forum een groot contrast met de historische binnenstad van 'Grunn'. Richard begeleidde de bouwbedrijven toen het Forum nog in aanbouw was. "De aannemers en ik communiceerden vanwege de afstanden via portofoons. Toen merkten we dat er niet overal even goed bereik was in het gebouw." Niet zo verwonderlijk, want het Forum is van beton, telt tien verdiepingen en heeft tientallen mysterieuze uithoeken, kieren en gaten. Richard kreeg de opdracht om te onderzoeken aan welke criteria het portofoonnetwerk moest voldoen om volledig dekkend te zijn. "Voor ik hier aan de slag ging, was ik elf jaar lang beveiliger. Ik werkte op uitzendbasis en deed toen ervaring op met veel portofoonsystemen. Dus het Forum dacht: 'die jongen weet vast meer van porto’s’ dan wij." En dat klopte. Door zijn praktische ervaring als gebruiker had Richard al snel een 'eisenlijst' op papier.
Goed bereik van dakterras tot parkeergarage
"Onze allerbelangrijkste eis was snel kunnen schakelen bij calamiteiten. Want stel dat er brand is op ons dakterras of een beveiliger in de ondergrondse parkeergarage heeft versterking nodig. In beide gevallen moet het bereik perfect zijn, zodat medewerkers meteen kunnen acteren en opschalen. Ook voor onze bedrijfsvoering is ruisvrije portocommunicatie noodzakelijk. Zo bezocht wereldartiest Dua Lipa het Forum een paar maanden geleden. Een enorm evenement, waarbij heel veel medewerkers een taak hadden. Dan is het één keer in de porto 'jongens, Dua Lipa is er' en iedereen neemt zijn positie in." Het Forum nam op advies van Richard een gespecialiseerd bedrijf in de arm, dat door het hele gebouw veldsterktemetingen uitvoerde. De aanbeveling: leg een digitaal portofoonnetwerk aan, met twee bijbehorende repeaters om het signaal te versterken in de 'dode hoeken'. Richard leidde deze opdracht in goede banen en groeide uit tot 'Chef Porto'.
Veiligheid gegarandeerd met twee kanalen
Richard: "Ik heb ons huidige portofoonnetwerk ‘from scratch’ opgebouwd. Dat was heel leerzaam. Van de aanleg van kabels en leidingen voor het netwerk tot frequentievergunningen aanvragen bij de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI) en portofoons bestellen. Overal was ik bij betrokken. We hebben momenteel twee frequenties en bijbehorende vergunningen. Op die frequenties gebruiken we 40 portofoons. We werken met twee grote kanalen: een noodkanaal voor de bedrijfshulpverleners (BHV’ers) en één voor evenementencommunicatie. Een bewuste keuze, want zo houden evenementen niet onnodig het noodkanaal bezet. Die moet altijd vrij zijn voor communicatie bij calamiteiten."
Portonetwerk opbouwen én onderhouden
Doordat het Forum vooraf alle wensen en eisen voor haar portonetwerk zo duidelijk op een rijtje had, loopt het nu op rolletjes. Dit betekent niet dat Richard aan het duimendraaien is. Hij is verantwoordelijk voor onderhoud en beheer van het portofoonnetwerk én aanspreekpunt voor collega’s. Zijn er porto’s stuk, oortjes nodig of valt het bereik op bepaalde plekken weg? Dan weten collega’s hun chef te vinden.Waar nodig schakelt Richard met de vaste leverancier, waar het Forum de portofoons inkoopt en het onderhoud aan uitbesteedt.
Omdat wij met meerdere frequenties en verschillende doeleinden werken, blijf ik goed nadenken over de capaciteit en inrichting van onze portofonie.
Momenteel oriënteert hij zich op een nieuw model, want de huidige ‘batch’ is toe aan vervanging. ''Daarbij kijk ik goed welke functies noodzakelijk zijn voor ons werk. We werken nu met een ‘priority button’. Een knop waarmee bij calamiteiten al onze medewerkers meteen worden afgesteld op het noodkanaal. Maar moet je dat wel willen, alle medewerkers op het noodkanaal bij een calamiteit? In de praktijk zijn alleen onze bedrijfshulpverleners nodig voor die communicatie. Die zijn daar al standaard op afgesteld. Daarom bekijk ik of we die knop bij onze nieuwe porto’s wel laten inprogrammeren. Als we het niet doen, besparen we kosten én is de communicatie bij calamiteiten gestroomlijnd langs de BHV’ers. Vaak werkt dat een stuk efficiënter: meer communicatie is niet altijd beter."
Alleen maar voordelen
Elk bedrijf dat met portofonie werkt, heeft een Chef Porto nodig, vindt Richard. Zodat collega’s iemand hebben waar ze terecht kunnen en ‘portoproblemen’ snel zijn opgelost. Maar ook om vooruit te kijken, want daar heeft de hele organisatie profijt van. "Omdat wij met meerdere frequenties en verschillende doeleinden werken, blijf ik goed nadenken over de capaciteit en inrichting van onze portofonie. De priority button is daar een goed voorbeeld van."
Maak regelmatig de balans op als chef, is het advies van Richard. Is ons huidige netwerk nog passend? Of kan dat anders? Want ondercapaciteit kan risico’s opleveren, maar overcapaciteit kost een organisatie onnodig geld. "En dit zijn juist de leuke taken, naast de veelvoorkomende vragen over wegvallend bereik of kapotte oortjes."